机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。
建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。
具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：

一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；

二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；

三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；

四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。

第二部分归档情况，主要写如下内容：

一、归档组织形式及分工情况；

二、选择运用分类方法；

三、归档排列与编号方法；

四、归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；

五、重要档案文件的状况、归档人、检查人、归档时间等；

六、形成电子档案情况。