各镇（区）、市各部门、各有关单位：

为了完整、系统地保存机关在工作活动中形成的文字、图表、声像、电子等门类和载体的文件材料，为机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等规定，现将二○一四年度机关文件材料收集归档工作的有关事项通知如下：

一、加强领导，确保文件材料的收集齐全完整。

归档文件材料的收集、整理工作是文书处理的一项基本要求。各单位要重视机关归档文件材料收集工作，加强领导，将归档文件材料收集、整理工作列入全年机关工作议事日程，分管负责同志要加强督查，确保归档文件材料收集齐全完整。进一步明确归档文件材料收集工作的责任，将归档文件材料收集工作列入有关人员岗位职责。具体承担整理档案的人员要加强责任心，认真负责地做好文件材料的收集工作。各单位要指导下属单位做好文件材料归档工作，10月份年度检查时，市档案局将在检查镇（区）部门档案工作的同时，抽查部分站（所）、医院、学校、村（居）等基层单位文件归档工作。对国家规定的应归档的文件材料，必须依法向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

二、明确范围，做好文件材料的收集工作。

根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，各机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。各机关务必于3月底前做好本单位的应归档文件材料的收集工作。

三、规范整理，提高文件材料归档质量。

各单位应严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》等文件的规定要求开展归档文件整理工作，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、电脑录入、装盒等工作，提高档案整理质量，确保归档文件整理工作的标准化、规范化。统一使用符合标准的档案用品及增添必要的档案保护设施设备，确保归档文件的安全。

四、加大投入，重视电子文件归档和纸质档案全文数字化工作。

各单位要做好2014年度归档文件信息化工作，在建立档案文件级目录数据库的基础上，加大投入力度，开展档案数字化工作，并将数据库挂接档案信息管理系统。市档案局将电子文件归档和纸质档案全文数字化工作列为年度检查重点内容，并将检查情况予以通报。①办公自动化和电子政务工作中形成的电子文件，按照《江苏省电子文件归档与管理办法》的要求，做好电子文件归档工作。对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。电子文件正式文本实行双套保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件等，同步归档保存。②重要、利用频繁的纸质、音像文件按照《档案著录规则》、《纸质档案数字化技术规范》的要求，通过扫描等途径转变成数字化信息归档，规范管理。收集时应将其转换成通用格式，扫描文字型文件以PDF、TXT为通用格式，图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式，音频文件以MP3、WAV为通用格式。各单位要将已归档的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝。

特此通知。

东 台 市 档 案 局

2015年2月2日